08.11.2019

Хранение слип-чеков при безналичной оплате от физический лиц банковской картой.

Вопрос:

Вопрос по хранению слип-чеков при безналичной оплате от физический лиц банковской картой.

Какие штрафные санкции могут быть наложены на организацию (юридическое лицо на ОСНО), если мы не будем хранить в архиве бухгалтерии слипы-чеки при безналичной оплате от наших покупателей физических лиц, когда покупатель оплачивает товар своей банковской картой.

Какой контролирующий орган может наложить штрафные санкции ?

Какой срок исковой давности за отсутствия хранения данных документов ?

Ответ:

Отдельной ответственности за отсутствие слип-чеков законодательно не установлено.

В данном случае поскольку расчеты с использование платежных карт осуществляются на основании договора с банком - эквайрером, соответствующие сроки хранения слип-чеков и ответственность за их нарушение могут быть установлены непосредственно в договоре с банком.

Обоснование:

На основании п.1.9 Положения об эмиссии платежных карт (утв. Банком России 24.12.2004 N 266-П) кредитные организации - эквайреры осуществляют расчеты с организациями торговли (услуг) по операциям, совершаемым с использованием платежных карт - эквайринг.

Услуга эквайринга предоставляется торговой организации на основании соответствующего договора с банком - эквайрером.

Клиенты могут осуществлять операции с использованием платежной карты посредством кодов, паролей в рамках процедур их ввода, применяемых в качестве аналога собственноручной подписи и установленных кредитными организациями в договорах с клиентами (п.2.10 Положения N 266-П).

В соответствии с п. 3.1 Положения N 266-П при совершении операции с использованием платежной карты составляются документы на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Документ по операциям с использованием платежной карты является основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и (или) служит подтверждением их совершения.

Документ по операциям с использованием платежной карты составляется в количестве экземпляров, установленном внутрибанковскими правилами (п.3.7 Положения N 266-П).

На законодательном уровне не установлено сроков хранения документов по операциям с использованием платежной карты (так называемых слип-чеков), равно как не предусмотрено отдельной ответственности за нарушение этих сроков.

Общий срок хранения первичных учетных документов составляет 5 лет (п.1 ст.29 Закона о бухгалтерском учете, ст.362 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558). Отсутствие первичных учетных документов в течение установленных сроков их хранения является грубым нарушением требований к бухгалтерскому учету, которое предусматривает административную ответственность в виде штрафа на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 руб. (ч.1 ст.15.11 КоАП РФ), при повторном нарушении - штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до двух лет (ч.2 ст.15.11 КоАП РФ). Срок давности привлечения к административной ответственности - 2 года (ст. 4.5 КоАП РФ, Информационное сообщение Минфина России от 7 апреля 2016 г. N ИС-учет-3). Кроме того, отсутствие первичных учетных документов является основанием для привлечения к ответственности по ст.120 НК РФ - штраф в размере 10 000 руб. Срок давности привлечения к ответственности - 3 года (ст.113 НК РФ, Письмо ФНС России от 06.03.2018 N ЕД-4-2/4335@). К указанной ответственности (и к административной, и к налоговой) привлекают налоговые органы.

Вместе с тем в п.2.9 Положения N 266-П указано, что основанием для составления расчетных и иных документов для отражения сумм операций, совершаемых с использованием платежных карт, в бухгалтерском учете участников расчетов является реестр операций или электронный журнал. Таким образом, организация отражает операции с использованием платежных карт не на основании непосредственно слип-чеков, а на основании реестра операций или электронного журнала, которые в таком случае признаются первичными учетными документами, подлежащими хранению в течение 5 лет. При указанном подходе слип-чеки не рассматриваются у продавца в качестве самостоятельных первичных учетных документов, в связи с чем на них, на наш взгляд, не должно распространяется требование о хранении документов в течение 5 лет. Соответственно, в этом случае привлечь к ответственности за отсутствие слип-чеков налоговые органы не вправе.

В данном случае поскольку расчеты с использование платежных карт осуществляются на основании договора с банком - эквайрером, соответствующие сроки хранения слип-чеков могут быть установлены непосредственно в договоре с банком. Этим же договором может быть установлена обязанность клиента представлять слип-чеки по запросу банка и в установленный им срок (например, для проверки отдельных операций), а также ответственность за нарушение установленных договором сроков представления и(или) хранения слип-чеков. В этом случае предъявлять организации требования о наступлении ответственности за нарушение сроков хранения слип-чеков может банк в рамках договорных отношений.