20.11.2019

Бухгалтерский учет приобретения билетов через посредников

Вопрос:

Наша компания купила ж/д билеты через компанию посредника для командированных сотрудников. Приобретая билеты у агента, организация не отражает их как денежные документы при передаче подотчетному лицу, а списывает их сразу в расходы на дату получения акта. На поезд обратно из командировки они опоздали по своей вине. Билеты были сданы. Куплены новые за наличные. Акт на приобретение билетов от компании посредника проведен и оплачен на общую сумму.

Как нам отразить операции в бухучете? Вопрос именно в том, что  списывают их сразу в расходы на дату получения акта. Как это отразить в бухучете и НДС.

Пример: организация оплатила и приобрела билеты стоимостью 4 280,00 в том числе НДС и списала сразу в расходы и оплатила. На поезд обратно из командировки сотрудник опоздал и вернул билет в кассу РЖД, купив новый за наличные. Стоимость возврата билет составила 2500,90. Сумма нового билета 8 001,00.

Ответ:

Проездные документы, передаваемые сотрудникам, являются денежными документами и отражаются с использованием субсчета 50-3. За подотчетным лицом отражается задолженность по выданным билетам. Если речь идет об электронной форме проездного документа, в организации может быть установлено, что такие документы отражаются без использования субсчета 50-3. В этом случае при направлении работников в командировку за ними не отражается задолженность в виде стоимости выданных билетов. Вместе с тем списывать стоимость билетов в расходы ранее даты поездки, на наш взгляд, необоснованно. Если в учете обнаружены некорректные записи, следует внести соответствующие исправления.

Обоснование:

Расчеты с агентом по приобретенным железнодорожным билетам отражаются с использованием счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".

Приобретенные организацией железнодорожные билеты являются денежными документами, поэтому в соответствии с Инструкций по применению Плана счетов бухгалтерского учета они учитываются на счете 50 "Касса", субсчет 50-3 "Денежные документы". Денежные документы учитываются на счете 50 "Касса" в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

Передача билета работнику, направляемому в командировку, отражается по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и кредиту счета 50, субсчет 50-3. Таким образом, за подотчетным лицом отражается задолженность по выданным билетам при направлении его в командировку.

При этом считаем, что электронная форма документа не препятствует отражению такого документа на субсчете 50-3 в качестве денежного документа, соответственно, для электронных билетов рекомендует ту же схему проводок. Вместе с тем существует подход о том, что такие билеты можно учитывать на счетах учета расчетов с перевозчиком (агентством) в качестве дебиторской задолженности (как предоплаченные услуги по проезду). При таком варианте при направлении работников в командировку за ними не отражается задолженность в виде стоимости железнодорожных билетов (аналогично с услугами гостиницы, оплаченными организацией в безналичном порядке). Однако по возвращении из командировки сотрудник представляет первичные документы, подтверждающие свершившуюся поездку, на основании которых организация списывает расходы.

Считаем, что в любом случае признавать расходы на приобретенные билеты ранее даты поездки некорректно. Расходы признаются при выполнении условий, установленных п.16 ПБУ 10/99 "Расходы организации". В частности, должна быть уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации. Уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации, имеется в случае, когда организация передала актив либо отсутствует неопределенность в отношении передачи актива. Поскольку до начала командировки существует неопределенность в том, состоится поездка или нет, считаем, что существует неопределенность в уменьшении экономических выгод организации. Если расходы были списаны, рекомендует сделать сторнировочную запись.

Что касается расходов на возврат билетов (2500,90 руб.), то поскольку работники опоздали на поезд по своей вине, по смыслу указанные расходы являются прямым материальным ущербом, причиненным работодателю.

В силу ст.238 ТК РФ работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам.

По общему правилу за причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка (ст.241 ТК РФ). До принятия решения о возмещении ущерба работодатель должен провести проверку для установления размера ущерба и истребовать от работников письменное объяснение для установления причины возникновения ущерба (ст.247 ТК РФ).

Однако в силу ст.240 ТК РФ работодатель имеет право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взыскания с виновного работника (ст.240 ТК РФ).

Таким образом, если в данном случае будет установлено, что работники опоздали по своей вине (для этого рекомендуется запросить объяснительные записки с целью установления причин опоздания), но работодатель откажется от возмещения материального ущерба, считаем, что соответствующие расходы на возврат билетов приобретают характер прочих расходов и отражаются на счете 91 "Прочие доходы и расходы". По мнению Минфина, подобные суммы не образуют объекта налогообложения по НДФЛ и страховым взносам (Письмо Минфина России от 20.10.2017 N 03-04-06/68917).

Вместе с тем у организации сохраняется обязанность возмещать расходы на проезд при совершении командировок (ст.168 ТК РФ). Поэтому считаем, что стоимость новых билетов (8001,00 руб.), по которым работники фактически вернулись из командировки, учитывается в расходах в общем порядке.

С учетом сказанного, конкретная схема бухгалтерских проводок будет зависеть от того, какие факты хозяйственной жизни имели место и их документального оформления. При этом если речь идет об электронных билетах, в организации может быть принято решение не отражать их в качестве денежных документов. До конца поездки такие документы образуют дебиторскую задолженность. Рассмотрим возможные варианты проводок.

Вариант 1: Билеты отражаются как денежные документы, в учет вносятся исправительные проводки:

Дебет 76 субконто "Агент" Кредит 51 - 4280,00 руб. - компания оплатила железнодорожные билеты.

Дебет 20 (24, 44) Кредит 76 субконто "Агент" - 4280,00 руб. - стоимость билетов списана;

Дебет 20 (24, 44) Кредит 76 субконто "Агент" - СТОРНО - 4280,00 руб. - скорректированы бухгалтерские записи;

Дебет 50-3 Кредит 76 субконто "Агент" - 4280,00 руб. - приняты к учету приобретенные билеты (в порядке исправления записей);

Дебет 71 Кредит 50-3 - 4 280,00 руб. - отражена выдача билетов подотчетному лицу (в порядке исправления записей);

По возвращении из командировки:

Дебет 91.2 Кредит 71 - 2500,90 руб. - отражены расходы на возврат билетов (документы, выданные при возврате билета);

Дебет 26 (26, 44) Кредит 71 - 8001,00 руб.* - отражены расходы на проезд (новый билет);

Дебет 71 Кредит 50 - 6221,90 руб. (4280,00 - 2500,90 - 8001,00) - выдан перерасход.

Вариант 2: В том случае, если в части проездных документов в электронной форме в организации принято решение не отражать их в качестве денежных документов, схема проводок, на наш взгляд, может выглядеть следующим образом:

Дебет 76 субконто "Агент" Кредит 51 - 4280,00 руб. - компания оплатила железнодорожные билеты.

Дебет 20 (24, 44) Кредит 76 субконто "Агент" - 4280,00 руб. - стоимость билетов списана;

Дебет 20 (24, 44) Кредит 76 субконто "Агент" - СТОРНО - 4280,00 руб. - скорректированы бухгалтерские записи;

По возвращении из командировки:

Дебет 91.2 Кредит 76 субконто "Перевозчик" - 2500,90 руб. - отражены расходы на возврат билетов (документы, выданные при возврате билета);

Дебет 71 Кредит 76 субконто "Перевозчик" - 1779,10 руб. (4280,00 - 2500,90) - отражен возврат денежных средств по возвращенным билетам через подотчетное лицо (документы, выданные при возврате билета);

Дебет 76 субконто "Перевозчик" Кредит 76 субконто "Агент - 4280,00 руб. - отражен возврат билета через перевозчика.

Дебет 26 (26, 44) Кредит 71 - 8001,00 руб.* - отражены расходы на проезд (новый билет);

Дебет 71 Кредит 50 - 6221,90 руб. (1779,10 - 8001,00) - выдан перерасход.

* В части НДС отметим следующее:

При реализации услуг по перевозке пассажиров и багажа железнодорожным транспортом общего пользования в дальнем сообщении (за исключением услуг, указанных в пп. 4 п. 1 ст. 164 НК РФ) налогообложение производится по ставке 0% (пп. 9.3 п. 1 ст. 164 НК РФ). Ставка 0% применяется в отношении билетной и плацкартной составляющих стоимости проездного или перевозочного документа. В отношении дополнительных сборов, включая стоимость сервисных услуг (пользование постельными принадлежностями и питание), ставка 0% не применяется (Письмо ОАО "РЖД" "О порядке применения ставок НДС в отношении стоимости услуг, включенных в проездные документы на перевозки пассажиров и багажа железнодорожным транспортом общего пользования во внутригосударственном сообщении в 2017 году").

Таким образом, в железнодорожных билетах может быть выделен НДС со стоимости дополнительных сборов и сервисных услуг.

Суммы НДС, уплаченные по расходам на проезд к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций, организация вправе принять к вычету (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

При приобретении услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельных принадлежностей, в книге покупок регистрируются железнодорожные билеты с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке (п. 18 Правил ведения книги покупок, Письмо Минфина России от 26.02.2016 N 03-07-11/11033, Письма Минфина России от 11.09.2018 N 03-07-09/64798, от 11.09.2018 N 03-07-07/64805, от 07.09.2018 N 03-07-11/63996).

Таким образом, если в представленных работниками билетах выделен НДС, он отражается следующим образом:

Дебет 19 Кредит 71 - выделен НДС в проездных документах;

Дебет 68 Кредит 19 - НДС принят к вычету.